OBTENER INFORMACIÓN SOBRE LAS SECCIONES DE INFORME

OBTENER INFORMACIÓN SOBRE LAS SECCIONES DE INFORME

En Access el diseño de los informes se  divide en secciones. Puede ver las secciones  del informe en la vista diseño. Para crea informes útiles  debe comprenderse como funciona cada sesión por ejemplo la sección en la  que eligió colocar un control calculado determinado COM calcula Access los resultados .los tipos de sección y sus  usos:

1: en cada del informe: esta sección  se  imprime  una vez  al principio del informe. el encabezado  del informe  se utiliza para ofrecer informaciones que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo  o un titulo y una fecha cuando se coloca un control calculado que utiliza la función de agregado, esta función es sum (suma)en el encabezado del informe el resultado de la suma  se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes de encabezado de página.

2: encabezado de página: esta sección se imprime  la primero de una página. Por ejemplo para repetir el titulo del informe en todas  las páginas se utiliza el encabezado de página.

3: encabeszado de grupo: esta sección se imprime al principio de cada grupo de registros y se utiliza para imprimir el nombre del grupo: por ejemplo, en un informe cuyos datos estén  agrupados por productos el encabezado de grupo  se utiliza para imprimir el nombre de los productos. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función suma en el encabezado de grupo, la cantidad resultado correspondiente al grupo actual.

*detalle: esta sección  se imprime una vez por cada fila del origen de los registros. En ellos se coloca los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.

*pie del grupo: esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se utilizan para imprimir información de resumen  para grupos.

*pie de página: esta sección  se imprime al final de cada página .los pies  de página se utilizan para imprimir números de página o información sobre cada página.

*pie de informe: esta sección  se imprime una vez al final del informe. Sin embargo los pies del informe  se utilizan para  imprimir  o tales de los informes  o otra información  de resumen de todo el informe.

Nota: en la vista diseño el pie del informe aparece  debajo del pie de página.  Sin embargo cuando se imprime el informe o se obtiene  la vista previa, el pie del informe a parece  encima  del pie de página, justo después del último,  pie del grupo o la última línea de detalle en la última página.

          POR QUE CREAR RELACIONES DE TABLA

Puede crear relaciones de tabla explícitamente mediante la ventana de relaciones o arrastrado un campo desde el panel lista de campos. Office  Access usas las relaciones de tablas para combinar tablas si hay que  utilizarlas  en un objeto  de bases de datos. Existen varias relaciones  por las que deben  crear relaciones de tabla  antes de crear otros objetos  de bases de datos  como formularios, consultas, e informes:

1: las relaciones de tabla informan de los diseños  de consulta: para trabajar con registros como mas de una tabla a menudo se debe crear una consulta que convine las tablas .la consulta compara los valores del campo de clave principal  de la primera tabla como el campo de clave externa de la segunda tabla:

2: las relaciones de tablas informan de los diseños de formulario e informe: al diseñar un formulario o informe office Access utiliza la información recopilada de las relaciones de tabla ya definidos para presentarles selecciones bien fundamentadas y para rellenar de ante mano los valores predeterminados de las acciones  de la propiedad.

3: las relaciones de tabla son las bases  con la que exigir  integrada referencial  evita los registros huérfanos en la base de datos. Un registro huérfano es el que hace referencia a otros registros  que no existe, por ejemplo un registro de un pedido que hace referencia a un registro de un cliente que no existe.

Integridad referencial

Al diseñar una base de datos divide la información en muchas tablas basadas en temas para minimizar la redundancia redención office acceso proporcional los medios para recopilar de nuevo la información colocando campos  comunes en tablas relacionadas por ejemplo para presentar  una relación de uno o varios se toma la clave principal de la tabla 1 y se agrega como un campo adicional a la tabla barios. Para  recopilar de nuevo los dato Access toma el valor de la tabla varios y busca el valor correspondiente en la tabla 1 de este modo los valores de tabla varios hace referencia a los valores referencia de la tabla 1.el propósito de la integrada  es evitar los registros huérfanos y mantener la referencia sincronizadas para que  esta situación hipotética no ocurre nunca: la integrada se aplica habilitándola para una relación de tabla y Access rechazaría todas  las operaciones que implican  la integrada  referencial  de esa relación  de tabla  esto significa  que Access  rechaza las actualizaciones que cambia el destino de una referencia así como  la eliminaciones que evita el destino de una referencia .

EXISTEN 3 RELACIONES DE TABLAS

            EXISTEN 3 RELACIONES DE TABLAS

Una relación uno o varios

Considera una base de datos de seguimiento de tabla a cliente tabla pedidos. Un cliente que puede revisar un número de pedidos por lo tanto para cualquier cliente representado en la tabla clientes puede a ver representados muchos pedidos en la tabla pedidos. Por consiguiente la relación entre la tabla clientes y la tabla pedidos es una relación de uno a varios.  Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la dase de datos tomen la clave principal del lado uno de la relación y agregar como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado varios de la relación. En este caso por ejemplo agregarías un nuevo campos (el campo y de la tabla a clientes) a la tabla pedidos y le denominaría y de cliente Access utilizaría entonces el numero de identificador del cliente correcto de cada producto.

Una relación de varios a varios

Considere la relación entre una tabla productos y una tabla pedidos. Un solo pedido pueda inferir varios productos por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla productos además para cada registro de la tabla pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios pedidos y para varios pedidos y para un pedido puede a ver varios productos. Tenga encuentra que para detectar las relaciones de varios a varios existente entre las tablas es importante que considere ambas partes de la relaciones.

Para representar una relación de varios a varios debe crear  una tercera tabla a menudo denominada tabla de unión que divide la relación de varios a varios en 2 relaciones uno a varios.

Debe de inserta la clave principal de cada una de los dos tablas en la tercera. Como resultado la tercera tabla registra cada ocurrencia o instancia de la relación. Por ejemplo: la tabla pedidos y la tabla productos tiene una relación varias o varios que se define mediante la creación de dos relaciones una a varios con la tabla detalles de pedidos.

Una relación uno a uno

En una relación uno a uno cada registro de la primera tabla solo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa este tipo de relación no es muy común porque muy a menudo la información informada se almacena en la misma tabla. Pude utilizar  la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos para aislar parte de una tabla con razones de seguridad, o para almacenar información que solo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relación ambas tablas deben compartir un campo común.

CREAR UNA TABLA EN BASE DE DATOS

                CREAR UNA TABLA EN BASE DE DATOS

1.- inicie Access y en le pagina de introducción de la pagina Microsoft Access bajo nueva base de datos en blanco.

2.- bajo dase de datos blanco, en el cuándo nombre de archivo escriba un nombre para base de datos. Para cambiar la ubicación de la nueva B.D haga clic en el icono de carpeta. Cuando termine haga clic en crear. Access creara la base de datos nueva y abrirá una tabla denominada tabla1 en la vista hoja de datos.

3.-en la tabla hoja de datos haga clic en el encabezado de la primera columna (la celda coloreada en la que pone agregar nuevo campo) y escriba el nombre para el campo.

4.- haga clic en el siguiente encabezado de la columna o utilice las teclas de dirección para activar el siguiente encabezado y escriba un nombre para ese campo. Repita este proceso hasta que termine de asignar nombres a los campos de la tabla.

5.- en le primera cala en blanco debajo de campos, escriba los datos correspondientes.

Access utilizara los datos que escriba para establecer un tipo de datos para el campo por ejemplo: un campo de fecha Access establecerá el tipo de datos, fecha. Y hora para el campo.

Importante recuerde que un campo solo debe de tener o contener un tipo de datos. Por ejemplo: un campo de fecha no debe de contener nombres de clientes, un campo de precio no debe de contener números de teléfono.

Introducción

Transcriba una  tabla para cada tema en la base de datos, es precio proporcionar Microsoft Access los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario para ello se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De este modo se puede crear consultas formularios e informes que muestren ala ves la información de varias tablas.

Por ejemplo los campos de las tablas deben de coordinarse de modo que muestren información acerca del mismo campo por ejemplo de un mismo pedido.  Esta coordinación se lleva a cabo mediante las relaciones d tablas. Una relación de tablas hace coincidir los datos de los campos cables (a menudo un campo con el mismo nombre en ambos tablas). En la mayoría de los casos estos campos coincidentes son la cable principal de una tabla que proporciona un identificador único para cada registro y una cable externa de la otra tabla.

QUE ES UNA TABLA?

                                 QUE ES UNA TABLA?

Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto como empleados o productos. Cada registro de una tabla contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se  compone de campos, como un nombre, una dirección y un número telefónico. Los registros se suelen denominar también filas y los campos columnas.

Crear una tabla nueva.

Una base de datos simples como una lista de contactos (directorios), pueden contener solo una tabla pero hay muchas bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos como crea un nuevo archivo que sirve de contener para todos los objetos de la base de datos incluidos las tablas.

Cuando crea una base de datos en blanco se inserta automáticamente una tabla bacía. A continuación puede escribir datos para empezar a definir los campos y entonces.

*crear una tabla en una nueva base de datos

1.- haga clic en el botón de Microsoft office y a continuación, haga clic en nuevo.

2.- en el cuadro nombre de archivo, escribe el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicación.

3.- haga clic en crear

Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada tabla 1 y se adre en la vista hoja de datos.

*crear una tabla en una base de datos existente.

1.- haga clic en el botón de Microsoft office y a continuación, haga clic en abrir.

2.- en el cuadro de dialogo abrir selecciones y abra la base de datos.

3.- en el grupo tablas de la ficha crear haga clic en tabla. Se inserta una nueva tabla en la dase de datos y la tabla se abra en la vista hoja de datos.